Die richtige CRM-Software für kleine Unternehmen

So können kleine Unternehmen von einer erschwinglichen, benutzerfreundlichen und skalierbaren CRM-Software profitieren.

Kein Unternehmen kann isoliert von seinen Kunden überleben. Das Customer Relationship Management (kurz CRM, dt. Kundenbeziehungsmanagement) ist somit zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens. Dabei geht es darum, sämtliche Beziehungsprozesse zwischen Kunden und Unternehmen zu optimieren. Im Zeitalter der digitalen Transformation kommen dabei zumeist Softwarelösungen zu Einsatz. Welche Eigenschaften eine geeignete Software aufweisen sollte hängt dabei unter anderem von der Unternehmensgröße ab. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit einigen wichtigen Eigenschaften und Funktionen einer CRM-Software für kleine Unternehmen befassen.

CRM-Software: Ein Überblick

Ein CRM-System ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Kundenbeziehungsprozesse digital abzubilden. Innerhalb des Systems können die Prozesse dann verwaltet, optimiert und automatisiert werden. Dabei kommt die CRM-Software auch als zentrale Datenbank für sämtliche Kundeninformationen zum Einsatz.

Die digitale Kundenakte

Für jeden Kunden wird dazu eine eigene, digitale Akte angelegt, in welcher sämtliche Informationen von Stammdaten bis hin zur Kontakthistorie gepflegt werden. Ja nach Branche des Unternehmens oder Betriebsgröße spielen bei der Auswahl eines geeigneten Systems unterschiedliche Kriterien eine wichtige Rolle. Der CRM-Markt ist überaus vielfältig, sodass sich auch für kleinere Betriebe zahlreiche, geeignete Lösungen finden lassen.

CRM-Software für kleine Unternehmen

Jedes Unternehmen hat letztlich eigene, individuelle Anforderungen an eine geeignete Business Software. Aus diesem Grund lässt sich nur bis zu einem gewissen Grad pauschalisieren, auf was kleinere Betriebe bei der Auswahl eines CRM-Systems achten sollten. Dennoch gibt es einige, grundlegende Gemeinsamkeiten in den Anforderungsprofilen zahlreicher kleiner Unternehmen. Diese wollen wir im Folgenden einmal näher beleuchten, wobei keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhoben wird. So zählen zu den wichtigsten Eigenschaften einer CRM-Software für kleine Unternehmen unter anderem:

1. Skalierbarkeit,

2. modularer Aufbau und

3. Benutzerfreundlichkeit.

1. Skalierbarkeit

Die Skalierbarkeit bezeichnet die Fähigkeit einer Softwarelösung, sich den sich wandelnden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf ihre Leistungsfähigkeit anzupassen. Kleine Unternehmen streben zumeist Wachstum an oder befinden sich bereits in einer akuten Wachstumsphase. Im Zuge dessen ändern sich auch die Anforderungen des Betriebes an eine geeignete Unternehmenssoftware. Werden zusätzliche Mitarbeiter eingestellt, bedarf es auch weitere Zugänge zum System. Gleichsam wächst auch die benötigte Speicherkapazität. Kommt ein skalierbares System zum Einsatz, lassen sich weitere Nutzer schnell und einfach dazubuchen. Entsprechende Flexibilität bieten hier Cloud-basierte Systeme. Gleiches gilt auch für Unternehmen, die aktuell Umstrukturierungen oder Rationalisierungen durchlaufen und sich verkleinern.

2. Modularer Aufbau

Zahlreiche Softwaresysteme sind modular aufgebaut. Jedes Modul umfasst dabei zumeist die Funktionen, derer es in einem bestimmten Geschäftsbereich bzw. für einen bestimmten Einsatzbereich zumeist bedarf. Zu den wichtigsten Modulen einer CRM-Software zählen unter anderem:

• Der Vertrieb,

• Das Marketing,

• der Kundenservice,

• das Callcenter,

• das Kontaktmanagement,

• das Projektmanagement

• das Reporting und

• das Workflow Management.

Die Nutzung eines Cloud-basierten Unternehmens erleichtert es kleinen Betrieben, bei Bedarf neue Funktionspakete hinzu zu buchen. Auch dies kann bei sich im Wachstum befinden Unternehmen schnell von Relevanz werden. Gleiches gilt, wenn bestimmte Funktionen outgesourced werden sollen. In diesen Fällen lassen sich Module einfach abbestellen. Auch die Kosten der Software werden bei Verwendung eines Cloud-basierten Systems dabei zumeist reduziert.

3. Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit (engl. Usability) hat sich zu einem regelrechten Modewort entwickelt. Doch hinter dem Anglizismus versteckt sich ein wichtiger Trend, der die Softwarewelt aktuell beeinflusst. Die Benutzerfreundlichkeit eines Systems spielt in Unternehmen aller Größen eine zunehmend große Rolle. Das bedeutet einerseits, dass das System möglichst intuitiv nutzbar sein soll. User benötigen somit weniger Zeit, sich mit der Nutzeroberfläche vertraut zu machen und das System vollumfänglich nutzen zu können. Andererseits gehen mit der Benutzerfreundlichkeit in der Regel auch Optionen zur Personalisierung; beispielsweise von Dashboards; einher.

Insbesondere kleine Betrieben verfügen häufig nicht über eine eigene IT-Abteilung, die User bei der Einrichtung und Nutzung des Systems unterstützen könnte. Aus diesem Grund empfiehlt sich für diese Unternehmen die Einführung einer möglichst nutzerfreundlichen CRM-Software.