Büroorganisation: Tipps, damit Ihr Büro effizienter funktioniert

Damit Sie wirklich effizient arbeiten können, sollte Ihr Büro möglichst optimal organisiert sein. Dazu ist es zuerst einmal notwendig, dass Sie auf Ihrem PC über die nötige Software verfügen – dabei kann Ihnen Lizenzexpress weiterhelfen. Des Weiteren können Ihnen die folgenden Tipps dabei helfen, Ihr Büro möglichst effizient zu gestalten:

1. Ein leerer Schreibtisch

Ist Ihr Schreibtisch vollgepackt mit Papierstapeln und Büroutensilien, dann hält Sie dies von einer effizienten Arbeit ab. Räumen Sie darum einfach mal alles von Ihrem Schreibtisch weg, damit Sie mit einem komplett leeren Schreibtisch beginnen können. Dann räumen Sie nur das wieder zurück, was Sie wirklich benötigen.

2. Einführung eines Ablagesystems

Damit nicht gleich wieder ein Chaos auf Ihrem Schreibtisch herrscht, sollten Sie nun ein Ablagesystem einführen. Am besten besorgen Sie sich dazu Ablagefächer, Stehsammler oder verschiedenfarbige Mappen. Nun ordnen Sie Dokumente oder Aufgaben, welche regelmäßig anfallen, anhand eines Systems ein – zum Beispiel nach Abgabefristen oder Abteilungen.

3. Der Wohlfühl-Arbeitsplatz

Sie verbringen im Normalfall jeden Tag mindestens acht Stunden an Ihrem Arbeitsplatz – wenn Sie das auf Ihr Leben umrechnen, ist das eine enorme Zeit Ihres Lebens. Darum und weil Sie dann auch effizienter arbeiten können ist es sehr wichtig, dass Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz auch wohlfühlen.

Mit dem aufgeräumten und geordneten Schreibtisch ist schon der erste Schritt getan, allerdings sollten Sie Ihren Arbeitsplatz nun noch etwas persönlicher gestalten. Stellen Sie dazu ein paar persönliche Bilder auf oder besorgen Sie sich eine schöne kleine Pflanze.

4. Ordnung am PC

Ihr Schreibtisch ist nun ordentlich, doch wie sieht es mit Ihrem PC aus? Um effizient arbeiten zu können, sollte auch hier Ordnung herrschen. Dies beginnt mit einem leeren Desktop und endet mit einem aufgeräumten E-Mail-Postfach. Speichern Sie also die Dokumente von Ihrem Desktop in einem Ordner ab und melden Sie sich von allen unnötigen Newslettern ab. Unwichtige E-Mails sollten Sie löschen, wichtige E-Mails können Sie in verschiedene Ordner sortieren, damit der Posteingang möglichst leer bleibt.

5. Die To-Do Liste

Ihr Arbeitsplatz ist nun optimal gestaltet, jetzt steht also einem zeiteffizienten Arbeiten nichts mehr im Weg. Dazu kann eine To-Do Liste sehr hilfreich sein. Gerade dann, wenn Ihnen der Kopf brummt wegen all der Aufgaben, die Sie noch zu erledigen haben, kann Ihnen die To-Do Liste dabei helfen, Ihre Gedanken zu ordnen und die Aufgaben zu strukturieren.

Haben Sie erstmal alles niedergeschrieben, können Sie die Aufgaben Schritt für Schritt abarbeiten und haben eine gute Übersicht, was dringend ist und was noch ein wenig warten kann. Zudem haben Sie jedes Mal, wenn Sie eine erledigte Aufgabe durchstreichen können, ein Erfolgserlebnis und gehen dadurch noch motivierter an die anderen Aufgaben heran.

6. Unangenehme Aufgaben

Ein jeder kennt sie: Aufgaben, auf welche man einfach keine Lust hat und sie darum immer weiter vor sich herschiebt. Unangenehmes ewig vor sich herzuschieben demotiviert allerdings, da Sie dann ständig daran denken, dass Sie dies auch noch erledigen müssen. Darum sollten Sie sich angewöhnen, das was Sie am wenigsten machen möchten gleich am Morgen zu erledigen. Auf diesem Weg können Sie gleich mit einem Erfolgserlebnis in den Tag starten, weil Sie ja die größte Herausforderung des Tages bereits gemeistert haben.

 

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